Samenvatting

Voor de Vrije Universiteit Amsterdam zoeken wij een ervaren Projectmanager voor de implementatie van de archiefoplossing Corsa. In deze tijdelijke opdracht ben je verantwoordelijk voor het realiseren en afronden van de implementatiefase van het project VU Archiefoplossing. Je werkt zelfstandig op opdrachtbasis binnen een complexe academische omgeving. De verwachte einddatum van het project is maart 2027. De inzet is hybride.

Omschrijving

Binnen de dienst Bestuurszaken van de Vrije Universiteit Amsterdam is de afdeling Documentmanagement en Archief verantwoordelijk voor het informatie en archiefbeheer van de organisatie. In 2025 is de archiefoplossing Corsa van leverancier BCT geselecteerd. De implementatie is gestart en bevindt zich in een cruciale fase.

Voor deze fase wordt een zelfstandig projectmanager gezocht ter vervanging van de huidige projectleider. De opdracht richt zich op zowel de technische realisatie als de organisatorische implementatie van het digitale bedrijfsarchief.

Je werkt samen met interne en externe stakeholders waaronder adviseurs informatiebeheer IT architecten projectleiders communicatieadviseurs en de leverancier. Je maakt geen onderdeel uit van de lijnorganisatie en stuurt niet hiërarchisch aan. De samenwerking is gebaseerd op opdracht en resultaat.

Je taken en verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit

• Realiseren en afronden van de implementatiefase binnen afgesproken tijd budget en kwaliteit

• Regie voeren op het project en coördineren van betrokken partijen

• Rapporteren over voortgang risico’s en beslispunten aan de stuurgroep

• Opstellen van beslisdocumenten voor projectbesluitvorming

• Bewaken van planning voortgang en doelstellingen

• Opleveren van nazorg documentatie en overdracht aan de afdeling Documentmanagement en Archief

• Afstemmen met interne en externe stakeholders

Resultaat en doelstelling

• Corsa is ingericht conform het Programma van Eisen

• Faculteiten en diensten kunnen zelfstandig werken met Corsa voor bewaren raadplegen en vernietigen van informatie

• Handleiding Bewaren Raadplegen en Vernietigen is opgeleverd

• Afspraken over onderhoud en nazorg met de leverancier zijn vastgelegd

Overdracht aan de afdeling Documentmanagement en Archief is vastgelegd inclusief

• Overzicht losse eindjes project

• Beschrijving nieuwe werkzaamheden taken en verantwoordelijkheden

• Draaiboek voor onboarding van nieuwe afdelingen

Over de opdrachtgever

De Vrije Universiteit Amsterdam is een brede academische instelling met een complexe informatiehuishouding. De afdeling Documentmanagement en Archief valt onder de dienst Bestuurszaken en heeft een VU brede verantwoordelijkheid voor beleid advisering en ondersteuning op het gebied van informatie en archiefbeheer.

De afdeling maakt deel uit van de Informatiehuishouding waarin onder andere informatiebeheer informatiebeveiliging privacy datakwaliteit en managementinformatie zijn ondergebracht. De inrichting en samenwerking binnen deze domeinen is in ontwikkeling.

Eisen

• HBO plus werk en denkniveau

• Kennis van projectmanagementmethoden bij voorkeur Prince2

• Minimaal 5 jaar ervaring met het leiden van projecten in een complexe omgeving

• Affiniteit met een academische omgeving

• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

Wensen

• Sterke communicatieve vaardigheden

• Helicopterview en analytisch vermogen

• Flexibel en oplossingsgericht

• Resultaatgericht met oog voor anderen

Wat wij bieden

• Een zelfstandige projectmanagementopdracht binnen een academische organisatie

• Werken aan een organisatiebreed project met zichtbare impact

• Hybride werken

• Een opdracht met looptijd tot maart 2027

• Professionele begeleiding via Workbuddy

Waarom kiezen voor Workbuddy?

Bij Workbuddy draait alles om groei — jouw groei. Wij begeleiden niet alleen, we vertegenwoordigen jou. Zie ons als jouw zakenwaarnemer in de arbeidsmarkt: iemand die jouw ervaring, sensitiviteit en verbindend vermogen scherp positioneert en je koppelt aan opdrachten met echte maatschappelijke impact.

Wij begrijpen dat opdrachten binnen het publieke domein complex zijn en vragen om zorgvuldige afstemming. Daarom denken wij met je mee, adviseren eerlijk en blijven betrokken gedurende de hele opdracht.

Onze slogan “Come grow with us” is geen marketingtekst, maar een belofte.