Samenvatting

Voor het Ministerie van Defensie in Huis ter Heide zoeken wij een Project Management Ondersteuner die structuur, voortgang en samenhang brengt binnen verschillende projecten en managementwerkzaamheden binnen de Identity & Access Management-keten.

Je ondersteunt meerdere projecten tegelijkertijd, bewaakt planning, deadlines, projecthygiëne en budgetten, stelt rapportages en presentaties op en zorgt dat acties daadwerkelijk worden toegewezen en opgevolgd.

Daarnaast fungeer je regelmatig als eerste aanspreekpunt, schakel je met verschillende stakeholders en vertegenwoordig je ondersteunende collega’s operationeel in overleggen.

Dit is nadrukkelijk geen puur administratieve projectassistentfunctie. Je moet minimaal 2 jaar aantoonbare professionele ervaring hebben binnen het eCF-profiel Quality Assurance Manager of een soortgelijke functie, gekoppeld aan project- en portfoliomanagement.

Salarisindicatie: €3.800 – €4.800 bruto per maand o.b.v. 40 uur.

Knock-out criteria

Voldoe je niet aantoonbaar aan alle onderstaande criteria? Dan kunnen wij je niet voor deze functie voorstellen. De gevraagde opleiding, ervaring en aansluiting op het eCF-profiel moeten concreet uit je cv blijken.

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare professionele werkervaring binnen het eCF-profiel Quality Assurance Manager of een inhoudelijk soortgelijke functie.

• Je cv toont aantoonbare aansluiting op eCF-referentiegebied E.02 Project- en portfoliomanagement.

• Je hebt aantoonbare professionele ervaring met het ondersteunen en coördineren van ICT-projecten en/of projectportfolio’s.

• Je hebt aantoonbare ervaring met voortgangsbewaking, planning, deadlines en projectmatige beheersing.

• Je hebt aantoonbare ervaring met het signaleren en structureren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden.

• Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen en onderhouden van projectdocumentatie, managementrapportages, overzichten en/of presentaties.

• Je hebt aantoonbare ervaring met stakeholderafstemming en operationele communicatie binnen projecten.

• Je hebt aantoonbare ervaring met kwaliteitsgericht werken binnen ICT-projecten of ICT-processen.

• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-/bacheloropleiding óf een aantoonbaar vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, waarbij dit indien nodig via een assessment toetsbaar moet zijn.

• Je bent beschikbaar voor 38 uur per week.

• Je bent beschikbaar voor hybride werken vanuit Huis ter Heide, met maximaal 2 thuiswerkdagen per week.

• Je bent beschikbaar voor een detacheringsdienstverband.

• Je cv wordt in het Nederlands aangeleverd.

• Je cv wordt als PDF aangeleverd en is maximaal 5 pagina’s.

• Je levert een verplichte motivatie aan.

• Je cv sluit aantoonbaar aan op het gevraagde eCF-profiel en wordt bij voorkeur volgens de STAR-methodiekopgebouwd.

Alleen algemene administratieve ondersteuning, secretariële ervaring of agenda-/notulenbeheer zonder aantoonbare project-, portfolio- en kwaliteitsverantwoordelijkheid is onvoldoende voor deze opdracht.

Deze functie is niet passend wanneer

• Je minder dan 2 jaar aantoonbare professionele ervaring hebt binnen een vergelijkbare PMO-, projectondersteunings- of kwaliteitsfunctie.

• Je ervaring voornamelijk secretarieel of administratief van aard is.

• Je wel vergaderingen ondersteunt, maar geen aantoonbare verantwoordelijkheid hebt gehad voor voortgang, acties, planning of projecthygiëne.

• Je geen ervaring hebt met ICT-projecten of ICT-processen.

• Je geen ervaring hebt met project- of portfoliomanagementondersteuning.

• Je geen ervaring hebt met managementrapportages of projectmatige sturingsinformatie.

• Je geen risico’s, knelpunten en afwijkingen hebt gesignaleerd en opgevolgd.

• Je onvoldoende zelfstandig kunt prioriteren wanneer meerdere projecten en werkzaamheden parallel lopen.

• Je uitsluitend reactief werkt en onvoldoende ervaring hebt met proactieve projectsturing en ondersteuning.

• Je niet beschikbaar bent voor 38 uur per week.

• Je niet structureel op locatie in Huis ter Heide kunt werken.

• Je niet beschikbaar bent voor detachering.

Wat ga je doen

Als Project Management Ondersteuner IAM zorg je dat verschillende projecten, beheerwerkzaamheden en managementtaken binnen de IAM-keten gestructureerd en beheerst verlopen.

Je gaat onder andere:

• verschillende projecten en ondersteunende werkzaamheden parallel ondersteunen;

• overzicht houden over projecten die zich in verschillende fasen bevinden;

• meehelpen prioriteiten te bepalen;

• samenhang tussen projecten en activiteiten herkennen;

• documentatie opstellen en actualiseren;

• presentaties voorbereiden;

• maandrapportages opstellen;

• managementoverzichten onderhouden;

• nieuwsbrieven en andere communicatie ondersteunen;

• verantwoordelijke collega’s proactief informeren;

• voorstellen aandragen voor sturing en verbetering;

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor gedelegeerde werkzaamheden;

• operationeel ondersteunende collega’s vertegenwoordigen in overleggen;

• deelnemen aan relevante netwerken en afstemmingen;

• overleggen vertalen naar concrete acties;

• acties toewijzen aan betrokkenen;

• activiteiten in planningen verwerken;

• voortgang op acties en activiteiten bewaken;

• schakelen met verschillende stakeholders;

• betrokken partijen actief informeren;

• centrale controle uitvoeren op projectvoortgang;

• projecthygiëne bewaken;

• budgetten volgen en bewaken;

• agenda’s en deadlines beheren;

• doorlooptijden bewaken;

• overschrijdingen tijdig signaleren;

• risico’s en knelpunten signaleren;

• voorstellen doen voor corrigerende acties;

• planmatig en gestructureerd werken;

• bijdragen aan kwaliteitsverbetering binnen ICT-projecten;

• projectteams ondersteunen bij projectkwaliteitsplannen;

• management voorzien van relevante kwaliteits- en voortgangsinformatie.

Wat breng je mee

Je bent een zelfstandige en proactieve projectondersteuner die structuur kan aanbrengen in een omgeving waarin verschillende projecten, belangen en werkzaamheden voortdurend door elkaar lopen.

Je beschikt over:

• minimaal 2 jaar relevante professionele ervaring;

• ervaring met PMO, projectondersteuning of vergelijkbare projectmatige werkzaamheden;

• ervaring binnen ICT-projecten;

• ervaring met project- en portfoliomanagement;

• ervaring met voortgangsbewaking;

• ervaring met planning en deadlines;

• ervaring met managementrapportages;

• ervaring met kwaliteitsmanagement;

• ervaring met stakeholdermanagement;

• ervaring met projectdocumentatie;

• analytisch vermogen;

• organisatorisch vermogen;

• proactiviteit;

• zelfstandigheid;

• het vermogen snel tussen onderwerpen en projecten te schakelen;

• communicatieve vaardigheden;

• het vermogen risico’s en knelpunten tijdig te herkennen;

• het vermogen collega’s aan acties en afspraken te houden.

Pré

Voor deze opdracht geldt een duidelijke voorkeur voor kandidaten met:

• aantoonbare professionele ervaring met Identity & Access Management (IAM);

• ervaring binnen een IAM-keten of identity-managementomgeving;

• ervaring binnen het Ministerie van Defensie of een vergelijkbare grote overheids-ICT-organisatie;

• ervaring met meerdere gelijktijdige ICT-projecten of een projectportfolio;

• ervaring met budgetbewaking binnen projecten;

• ervaring met kwaliteitsmanagement in een complexe ICT-omgeving;

• ervaring met het ondersteunen van management binnen groeiende of veranderende ICT-organisaties.

Eerdere IAM-ervaring is een duidelijke pré, omdat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de bouwsteen IAM in de Identity & Access Keten. Het ontbreken van IAM-ervaring is echter geen knock-outcriterium volgens de aanvraag.

Over de organisatie

De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Ministerie van Defensie, binnen de bouwsteen Identity & Access Management.

De IAM-organisatie is de afgelopen jaren sterk gegroeid en blijft toenemen in omvang en activiteiten. Hierdoor zijn steeds meer projecten, beheertaken, stakeholders, informatiestromen en managementwerkzaamheden met elkaar verbonden.

Op dit moment worden veel ondersteunende werkzaamheden decentraal uitgevoerd door management en uitvoerende collega’s. Met deze opdracht wil Defensie meer structuur, regie en samenhang creëren.

De Project Management Ondersteuner krijgt daarom ruimte om zelfstandig te organiseren, structureren, initiëren en bewaken, zolang dit aantoonbare toegevoegde waarde levert aan het team.

Praktische informatie

• Opdrachtgever: Ministerie van Defensie

• Functie: Project Management Ondersteuner IAM

• Locatie: Huis ter Heide

• Uren: 38 uur per week

• Startdatum: 30 oktober 2026

• Einddatum: 29 oktober 2027

• Hybride werken: ja, maximaal 2 thuiswerkdagen per week

• Dienstverband: Detachering

• Salarisindicatie: €3.800 – €4.800 bruto per maand o.b.v. 40 uur

• CV: Nederlands, maximaal 5 pagina’s

• CV-formaat: PDF

• Motivatie: verplicht

• Screening: VOG en VGB / veiligheidsonderzoek

• BYOD/device: nee

Sollicitatie

Voor deze Defensie-opdracht moet uit je cv aantoonbaar blijken dat je aansluit op het eCF-profiel Quality Assurance Manager, referentiegebied E.02 Project- en portfoliomanagement.

Beschrijf per relevante functie of opdracht concreet:

• je functietitel en exacte periode;

• welke projecten of projectportfolio’s je ondersteunde;

• hoeveel projecten je gelijktijdig ondersteunde;

• welke verantwoordelijkheid je had voor planning en voortgang;

• hoe je deadlines en doorlooptijden bewaakte;

• welke managementrapportages je opstelde;

• welke projectdocumentatie je beheerde;

• hoe je acties uit overleggen structureerde en opvolgde;

• hoe je stakeholders informeerde en afstemming organiseerde;

• welke risico’s en knelpunten je signaleerde;

• hoe je projecthygiëne bewaakte;

• welke ervaring je hebt met budgetbewaking;

• welke verantwoordelijkheid je had voor kwaliteitsmanagement;

• welke kwaliteitsindicatoren of projectkwaliteitsplannen je gebruikte;

• hoe je proactief voorstellen hebt gedaan voor sturing;

• welke ervaring je hebt binnen ICT;

• welke ervaring je eventueel hebt met IAM.

Voor de eCF-beoordeling moet per relevante opdracht duidelijk zijn:

• welke rol je vervulde;

• welke werkzaamheden je uitvoerde;

• welke verantwoordelijkheden je had;

• hoe deze werkzaamheden aansluiten op project- en portfoliomanagement en kwaliteitsmanagement.

Gebruik waar mogelijk de STAR-methodiek en beschrijf concrete resultaten in plaats van alleen verantwoordelijkheden op te sommen.

Let op de CV-taal: het cv moet volgens de aanvraag in het Nederlands worden aangeleverd.

Past deze functie bij jou?

• Minimaal 2 jaar directe professionele ervaring in een vergelijkbare PMO-/projectondersteunings- of kwaliteitsfunctie?

• Aantoonbare ervaring met ICT-projecten en project-/portfoliomanagement?

• Zelfstandig voortgang, deadlines, acties en risico’s bewaakt?

• Managementrapportages en sturingsinformatie opgesteld?

• Ervaring met kwaliteitsmanagement binnen ICT?

• Beschikbaar voor 38 uur en maximaal 2 thuiswerkdagen?

• Bereid een VOG en VGB/veiligheidsonderzoek te doorlopen?

Wanneer je ervaring hoofdzakelijk bestaat uit secretariële of algemene administratieve ondersteuning zonder directe verantwoordelijkheid voor projectbeheersing en kwaliteitsmanagement, sluit deze opdracht waarschijnlijk onvoldoende aan.

Waarom kiezen voor Workbuddy?

Bij Workbuddy draait alles om groei. Jouw groei. Wij begeleiden je niet alleen, maar vertegenwoordigen je ook. Zie ons als jouw zakenwaarnemer op de arbeidsmarkt. Iemand die jouw belangen behartigt, jouw talenten scherp in beeld brengt en ervoor zorgt dat jij op de plek terechtkomt waar je het meeste impact kunt maken.

Wij begrijpen dat een baan snel gevonden kan zijn. Een baan die echt bij je past bij een werkgever die jouw potentie ziet en helpt ontwikkelen is een ander verhaal. Daarom gaan wij verder dan de standaard manier van recruitment. We denken met je mee, adviseren je eerlijk en openen deuren die je anders misschien niet had gezien.

Onze slogan Come grow with us is geen marketingtekst maar een belofte. Wij investeren in jouw ontwikkeling, voeren regelmatig persoonlijke gesprekken over je loopbaan en zorgen dat je de juiste tools krijgt om het beste uit jezelf te halen. Zo bouwen we samen aan resultaten waar jij trots op bent.

Kies voor Workbuddy als je wilt groeien, gezien wilt worden en een partner wilt die jouw carrière met dezelfde ambitie benadert als jijzelf.