Medewerker Documentverwerking College & Directie – Gemeente Sittard-Geleen

In deze rol werk je binnen de afdeling Bestuur en Communicatie en ben je samen met een collega verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning rond de collegevergaderingen. Je bewaakt het volledige proces van aanlevering van stukken tot en met de afhandeling van besluiten en de doorgeleiding naar de raadsgriffie.

Naast het dagelijks proces heb je een duidelijke opdracht op het gebied van procesoptimalisatie en borging: je maakt werkprocessen inzichtelijk, doet verbetervoorstellen en geeft advies over het duurzaam organiseren van deze werkzaamheden.

Jouw belangrijkste taken

Rondom besluitvorming & documenten:

• Samenstellen van de agenda voor de collegevergadering op basis van ingediende stukken.

• Controleren van documentatiesets op tijdigheid, volledigheid en juiste bijlagen.

• Bewaken van versiebeheer en correcte registratie van documenten.

• Administratieve afhandeling van collegebesluiten, o.a. registratie in iBabs.

• Verzorgen van ondertekening en vastlegging van besluiten.

• Afhandelen van uitgaande brieven van het college (incl. kleine tekstuele aanpassingen).

• Digitaal doorleiden van stukken (raadsvoorstellen, commissievoorstellen, notities, brieven) naar de raadsgriffie.

• Fungeren als aanspreekpunt voor betrokken collega’s gedurende het hele besluitvormingsproces.

Procesoptimalisatie & borging:

• In kaart brengen van huidige werkprocessen en knelpunten.

• Voorstellen doen voor efficiëntere, uniforme processen passend bij bestuurlijke kaders en werkwijzen.

• Vastleggen van verbeterde werkprocessen.

• Opstellen van een advies over borging van procescontinuïteit, inclusief een back-upstructuur bij ziekte/verlof.